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初めて売却する人もわかりやすい!不動産を売るときに必要な書類!

公開日:2021/09/15  最終更新日:2022/01/07


不動産売却では、不動産に関する専門的な書類や本人確認に必要な書類など、多くの書類を用意する必要があります。いつ、どんな書類が必要なのか、どこで手に入るのかを早めに把握しておけば、落ち着いて取引を進められるでしょう。ここでは、売却に必要な書類の内容や必要な時期、書類の入手方法について詳しく解説します。

必要な書類は15種類以上!

不動産を売る時に必要な書類は、必須のもの、提示を推奨するもの、求められたら提示するものがあります。

【必須】登記識別情報または登記済権利証

「登記識別情報」は、不動産の登記が完了した時に、法務局から登記名義人へ通知されるものです。数字とその他の符号の組み合わせで構成された12ケタの符号で、不動産ごとに定められています。以前は「登記済権利証」という書面が発行されていましたが、不動産登記法が改正された2005年(平成17年)3月7日以降は「登記識別情報」が導入されて、この12ケタの符号があれば本人確認が可能になりました。「登記識別情報」は、売主が間違いなく売却物件の所有者であることを確認するために提示します。

【必須】身分証明書

売主の本人確認のため、「運転免許証」「パスポート」「マイナンバーカード」などが使用できます。

【必須】間取り図

チラシやインターネットなどで販売活動を行う時に、間取り図の掲載はほぼ必須です。購入希望者にとって、間取りは最初に知りたい情報の一つだからです。

【必須】建築確認済証・検査済証(一戸建て)

「建築確認済証」とは、着工前の住宅が建築基準法に適合していることを証明するものです。「検査済証」とは、竣工後の住宅が建築確認で認められた図面に沿って忠実に建てられていることを証明するものとなります。どちらも一戸建ての時に必須な書類となります。販売活動の中で、法律に適合した建物かどうかを示すことが可能です。

【必須】地積測量図・境界確認書(土地・一戸建て)

「地積測量図」「境界確認書」は、土地の面積や隣地との境界を示す書類です。どちらも土地、一戸建ての時に必須となります。物件のどこからどこまでが販売対象なのかを明確にしておかないと、のちにトラブルになる恐れがあります。

【必須】管理規約・使用細則(マンション)

「管理規約」は、区分所有法に基づいて定める規約で、共用部分の範囲、管理組合運営状況、マンションの維持管理などが記載されているようです。「使用細則」は、共同生活上の詳細なルールが記載されている書類です。駐車場・駐輪場・専用庭・共有部分の使用方法、ゴミ処理の方法、ペットの飼育の可否などがあります。買主が購入後に希望する暮らしができるのかを判断するために重要な書類です。

【必須】重要事項調査報告書(マンション)

「重要事項調査報告書」とは、マンション管理会社が発行していて、マンションの管理費や修繕積立金の運営状況、改定予定、大規模修繕計画の見通し、耐震診断の有無など、建物全体の重要項目が記載されています。こちらも、買主が購入後の月々の支払いに直結するため、重要な書類です。

【必須】固定資産税納税通知書

「固定資産税納税通知書」は、固定資産税や都市計画税の税額、評価額などが記載されていて、毎年4月から6月ころに役所から届きます。不動産売却では、引き渡し時期に応じて売主と買主とで固定資産税の税額を調整、配分して支払うため、税額計算のためにこの書類が必須です。

【必須】実印・印鑑証明

「実印」は、役所に登録して公的に認められたハンコで、確かに本人が押したということを証明になります。「印鑑証明」は、ハンコが実印であること証明する書類です。契約や引き渡しの際に必要になります。

【必須】固定資産評価証明書

「固定資産評価証明書」は、固定資産の評価額が記されている書面です。契約の際には、不動産の移転登記にかかる登録免許税の算出をするため必要です。引き渡しの際の、移転登記にも必要となります。

【必須】預金通帳

不動産取引の際、買主から代金を振り込んでもらう口座の通帳を用意しておきます。

【推奨】新築販売時の広告やパンフレット

売却物件を購入する時に入手した広告やパンフレットがあれば、販売活動の参考になるようです。

【推奨】売却物件購入時の売買契約書・重要事項説明書

売却物件購入当時の契約書があれば提示しましょう。こちらも取引の参考にされます。

【推奨】建築設計図書・工事記録書(一戸建て)

「建築設計図書」とは、建物の設計図と仕様書のことです。「工事記録書」とは、建物の工事の実施内容を記録したものです。一戸建ての販売活動を行う際にあると、買い手にとって安心感につながります。将来の間取り変更をともなうリフォームにも必要な書類です。

【推奨】耐震診断報告書・アスベスト使用調査報告書

「耐震診断報告書」とは、旧耐震基準の建物を対象に耐震診断を行った報告書です。1981(昭和56)年5月31日以前に建築確認を受けた建物は「旧耐震基準」、それ以降は「新耐震基準」といいます。また、「アスベスト使用調査報告書」とは、建物内の「アスベスト(石綿)」の使用の有無を調査した報告書です。アスベストは、万が一吸入した場合の健康被害が問題視されたため、現在では使用禁止になっています。こちらも販売活動の際に、買い手に安心感を与えることができます。

【推奨】地盤調査報告書・住宅性能評価書・既存住宅性能評価書

「地盤調査報告書」とは、土地の形状や地面の硬さ、地質の種類、地盤改良工事の必要性などが記載された報告書です。「住宅性能評価書」「既存住宅性能評価書」とは、国土交通大臣に登録した第三者評価機関が、住宅の性能を公平な立場で評価しその結果を示した書類です。こちらも販売活動の際に、物件の信頼性のアピールになります。

【求められたら】ローン償還表

「ローン償還表」とは、所有物件にローンがある場合、金融機関から定期的に届く返済予定表です。毎月の返済額や元本、利息の内訳、借入金残高などが書かれています。物件に住宅ローンが残ったままでは売却ができないので、その確認として必要な書類です。

【求められたら】住民票の写しまたは戸籍附票

「住民票」は前住所と現住所が記載されています。一方、「戸籍附票」は過去の住所がすべて記載されます。売主の現住所と売却物件の住所が異なる場合は、所有者の移転登記を司法書士に依頼する必要があるので、その際に使用するようです。

売却の流れと各工程に必要な書類

不動産売却の流れを説明します。まず、売却を依頼するための不動産会社を探します。いくつかの不動産会社をピックアップし、査定や売却の相談をしましょう。信頼できる不動産会社が見つかったら、売却を正式に依頼するための媒介契約を結びます。あとは不動産会社が、買い手を募集し、購入を検討する人がいれば対応してくれます。

販売活動を経て、購入希望者からの申し込みが入ったら、条件の交渉、売買契約へと進むようです。無事に契約が済んだら、最後に決済と物件の引き渡しです。続いて、それぞれの工程で必要になる書類について、ここでは「媒介契約」「売買契約」「引き渡し」の3つの場面に分けて記載しました。

■媒介契約

・登記識別情報(登記済権利証)
・身分証明書
・間取り図
・建築確認済証、検査済証
・地積測量図、境界確認書
・管理規約、使用細則
・重要事項調査報告書
・固定資産税納税通知書
・新築販売時のパンフレット
・建築設計図書、工事記録所
・耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書
・地盤調査報告書、住宅性能評価書、既存住宅性能評価書
・ローン償還表

■売買契約

・登記識別情報(登記済権利証)
・身分証明書
・地積測量図、境界確認書
・実印、印鑑証明
・固定資産評価証明書
・ローン償還表

■引き渡し

・登記識別情報(登記済権利証)
・身分証明書
・地積測量図、境界確認書
・実印、印鑑証明
・固定資産評価証明書
・住民票の写しもしくは戸籍附票
・預金通帳

どこで何の書類がもらえるか確認しよう

不動産売却で必要な書類の入手方法は以下のとおりです。

■売却物件を購入時に取得済み

・登記識別情報または登記済権利証
・間取り図
・建築確認済証、検査済証(一戸建て)
・地積測量図、境界確認書(土地・一戸建て)
・建築設計図書、工事記録書
・管理規約、使用細則(マンション)
・重要事項調査報告書(マンション)
・新築販売時の広告やパンフレット
・売却物件購入時の売買契約書、重要事項説明書

これらの書類は売却物件購入時にすでに受け取っているはずです。

「登記識別情報(登記済権利証)」は、登記完了時に通知される書類なので、再発行できません。紛失した場合は、法務局から「事前通知」を送付してもらって本人確認をとる方法、登記申請の際に司法書士や弁護士などの資格者代理人によって「本人確認情報」を作成してもらう方法などで代用できます。

「間取り図」がない場合は、不動産会社が現況を確認して、簡易な間取り図を作成して対処することもあります。マンションなら管理会社が、一戸建てなら建築に携わったハウスメーカーや工務店などで保管している可能性があるようです。

「建築確認済証、検査済証」は、中古住宅として購入してもともと持っていない場合や、なくしたという場合、再発行はできません。役所で「建築計画概要書」や「建築確認台帳記載事項証明書」などを発行してもらえます。

「地積測量図、境界確認書」は、代々引き継いできた土地で測量されたかどうか不明だったり、測量時期が古いため現況と差があったりするなどのケースでは、手元にないかもしれません。「地積測量図」であれば法務局で入手可能です。

一方、「境界確認書」は法務局では保管されていないため、測量した会社に問い合わせてみましょう。見つからない場合は、あらためて測量しますが、準備できるまでに数ヶ月の時間がかかります。「建築設計図書、工事記録書」を紛失した場合は、建築した会社で写しが保管されているか問い合わせてみましょう。

「管理規約、使用細則、重要事項調査報告書」が見つからない場合は、管理会社へ依頼すれば準備してもらえます。「新築販売時の広告やパンフレット」は物件購入を検討した時にもらっていたかもしれません。「売却物件購入時の売買契約書、重要事項説明書」を紛失した時は、その旨を不動産会社に伝えてください。

■各種診断や調査履歴があれば取得済み

・耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書
・地盤調査報告書、住宅性能評価書、既存住宅性能評価書

各種診断や調査などをしたことがあれば、結果報告書類を受け取っているはずです。紛失した時は、その時依頼した会社がわかれば問い合わせてみましょう。

■新たに取得するもの

・印鑑証明
・住民票の写しまたは戸籍附票
・固定資産評価証明書

「印鑑証明」「住民票の写し」は、役所で発行してもらうか、マイナンバーカードを利用してコンビニエンスストアやスーパーなどの専用端末で入手できることもあります。

ただし、発行から3ヶ月が有効期限なので、契約日から逆算して3ヶ月を過ぎないように準備しましょう。「戸籍附表」は本籍の置いてある役所でないと発行ができません。本籍地が遠方の場合は、郵送で取得することもできます。「固定資産評価証明書」は、役所で発行可能です。

■日常生活で取得済み

・身分証明書
・預金通帳
・実印
・固定資産税納税通知書
・ローン償還表(売却物件の残債がある場合)

「固定資産税納税通知書」「ローン償還表」は、役所から物件所有者宛てに届く書類です。「固定資産税納税通知書」がなければ、「固定資産税評価証明書」で代用できます。

 

不動産売却を考えているのであれば、関連書類は早めに手配しておきましょう。必須書類が手元にないと、取引が進まないことがあるからです。売却物件を購入時にすでに受け取っている書類も多いですが、もし紛失した場合は二度と手に入らないものもあります。そんな場合は、代わりになる書類を探したり、新たに発行したりする必要があります。各書類が必要になる時期をよく確認して、スムーズな取引が行えるようにしましょう。

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